POSTUPAK PRIJELAZA U NOVU GODINU - OTVARANJE NOVE KNJIGOVODSTVENE GODINE

Prijelazom u novu godinu zatvara se poslovanje tekuće knjigovodstvene godine i otvara poslovanje u novoj knjigovodstvenoj godini.

Prijelaz u novu godinu radite zadnji radni dan tekuće godine ili na početku prvog radnog dana u novoj godini.

Dežurne ljekarne, prijelaz u novu godinu rade prije ponoći. 

Popis radnji koje treba napraviti prije pokretanja prijelaza u novu godinu je sljedeći:

• Zaključiti sve blagajne,

• Prekontrolirati i fakturirati sve recepate i doznake za HZZO, 

• Fakturirati sve nefakturirane doplate i fakture poslati u CO, Wiener ili Triglav osiguranje,
  

• *** Ljekarne koje imaju centralno fakturiranje recepata --- trebaju razdužiti i poslati sve recepate i doznake u centralu za fakturiranje ***
  

• Proknjižiti sve nivelacijske razlike,

• *** Ako imate (koristite) stavljanje cijena u pripremu, proknjižiti sve cijene iz pripreme ***
  

• Proknjižiti sve dokumente koji utječu na financijsko-materijalno stanje ljekarne:

  • primke,

  • izrade magistralnih i galenskih pripravaka,

  • međuskladišnice (otprema i zaprimanje),

  • otpisi robe lijekova i repromaterijala,
  
  

• Fakturirati sve plaćene ponude,

• Fakturirati i poslati račune za doplate svim dopunskim osiguranjima (Croatia, Wiener i Triglav) i
  

• Fakturirati sve otpremnice.

Nakon što ste napravili sve prethodno pobrojane radnje, izađite iz programa na svim radnim mjestima, osim na računalu na kojem ćete raditi prijelaz u novu godinu (računalo na kojem uobičajeno arhivirate podatke na vanjski magnetski medij).

Na računalu na kojem ćete raditi prijelaz u novu godinu:

• Proknjižite idelanu inventuru (za one koji ne znaju kako se knjiži idealna inventura, postupak je opisan u donjem odjeljku)

• Ljekarne koje su povezane na centralni sustav - ESKULAP.C i/ili na knjigovodstveni sustav moraju nakon proknjižavanja idealne inventure, zaključiti obračun i poslati podatke u centralu (knjigovodstveni sustav).

Bitno je znati:

• Prijelaz u novu godinu ne zahtijeva brisanje posudbi. Posudbe će se automatski prenijeti u novu godinu.
• Prijelaz u novu godinu radi se samo na jednom računalu na kojem je moguće arhivirati podatake na vanjski medij: memory stick, ZIP disketa ili CD. Ostala računala moraju biti odjavljena iz programa.

Najveći "problem" kod prijelaza u novu godinu je knjiženje idealne inventure. Termin "idealna inventura" koristi se za popis stanja zaliha na kraju knjigovodstvene godine, a nakon knjiženja svih dokumenata i zaključenja svih blagajni. Popis zaliha je zakonska obveza svake ljekarne.

Idealna inventura se radi na sljedeći način:

1. Kreiranje popisnih lista

      Kreiranje popisnih lista je postupak kojim programu kažete za koje artikle ćete raditi inventuru. Popisne liste se 
      kreiraju u opciji:

Dokumenti->Periodične inventure->Kreiranje popisnih lista

Izaberite cjelokupnu inventuru za robu i lijekove i cjelokupnu inventuru za repromaterijal. Kvačice i točkice 
            postavite kao na slici.

Slika 2 Kreiranje popisne liste

Nakon postavljanja kvačica i točkica, kliknite na Prihvati (ili pritisnite tipku Enter):

Ako se ulaskom u kreiranje popisnih lista nije pojavio prozor kao na gornjoj slici, već se pojavio popis artikala (kao na sljedećoj slici)

Slika 3 Popisna lista

s naslovom:

tada je netko prije Vas već kreirao popisne liste i možete pritisnuti tipku Esc za izlazak iz kreiranja popisnih lista.

Ako se ulaskom u Kreiranje popisnih lista prikazala tablica s naslovom:

INVENTURA ROBE I LIJEKOVA: DJELOMIČNA
INVENTURA REPROMATERIJALA: DJELOMIČNA

trebate pritisnuti tipku Insert ili kliknuti lijevom tipkom miša na ikonu Dodaj i točkice i kvačite postaviti kao na slici:

i pristisnuti na Prihvati.

Nakon što se na ekranu prikaže tablica s podacima, a naslov tablice bude:  

INVENTURA ROBE I LIJEKOVA: CJELOKUPNA
INVENTURA REPROMATERIJALA: CJELOKUPNA

kreiranje popisnih lista je uspješno završeno.  Pritisnite tipku Esc ( Izlaz ) i izađite iz opcije za kreiranje popisnih lista.

2. Unos stanja zaliha idealne inventure

Nakon kreiranja popisnih lista potrebno je unijeti (utvrditi) stanje zaliha. Stanje zaliha unosi se u opciji:

Dokumenti->Periodične inventure->Unos stvarnog stanja

Kada se otvori tablica za unos stvarnog stanja(Slika 4):

Slika 4 Unos stvarnog stanja

pritisnite funkcijsku tipku F4 ili kliknite lijevom tipkom miša na ikonu S.st=K.st.

Nakon što se pojavi upozorenje

Slika 5 Upozorenje prilikom izjednačavanja stanja

kliknite lijevom tipkom miša na Prihvati,

a nakon sljedećeg upozorenja (Slika 6) kliknite lijevom tipkom miša na Promijeni.:

Slika 6 Konačno upozorenje prije promjene stanja

Klikom lijevom tipkom miša na Promijeni program će izjednačiti stvarno i knjigovodstveno stanje, odnosno unijet će se stanje zaliha idealne inventure.

Nakon izjednačavanja knjigovodstvenog i stvarnog stanja, pritisnite tipku Esc ili kliknite lijevom tipkom  miša na Izlaz izađite iz unosa stvarnog stanja.

3. Knjiženje stanja zaliha idealne inventure

Nakon što ste prihvatili stanje zaliha, podaci se moraju proknjižiti. Podaci se knjiže pokretanjem opcije:

Dokumenti->Periodične inventure->Knjiženje inventure

Na ekranu će se pojaviti prozor:

• 31.12.2020.
  

i kliknite lijevom tipkom miša na Proknjiži

Idealna inventura je zadnji dokument u tekućoj knjigovodstvenoj godini. Nakon knjiženja idealne inventure ne smiju se unositi dokumenti niti raditi na blagajni.

--------------------

Ljekarne koje su povezane na centralni sustav ili knjigovodstvo, nakon knjiženja idealne inventure, moraju zaključiti i poslati obračun. 
Obračuni se zaključuju pokretanjem opcije:

Blagajna->Zaključenje obračuna

Obračuni se šalju u opciji programa:

Blagajna->Pregled zaključenih obr.

tako da se pozicionirate na zadnji obračun i kliknete na ikonu F8 - Pošalji.

--------------------

Ljekarne koje su povezane na centralni sustav za fakturiranje recepata moraju razdužiti i poslati recepte u centralu. 
Recepti se razdužuju pokretanjem opcije:

Blagajna->Razduženje recepata

Pokretanje prijelaza u novu godinu

Nakon što ste:

• napravili sva prethodno navedena knjiženja,
• ***ljekarne koje imaju centralno fakturiranje recepeta, razdužili i poslali sve recepte i doznake u centralu za fakturiranje***
• proknjižili idealnu inventuru,
• ***ljekarne koje su povezane na centralni sustav (knjigovodstvo), zaključili i poslali obračun u centralu***

možete pokrenuti opciju za prijelaz u novu godinu:

Sistem->Prijelaz u novu godinu

Program će još jednom provjeriti sve preduvjete. Ako neki od preduvjeta nisu ispunjeni (nisu fakturirani recepti ili nisu fakturirane otpremnice ili nisu zaključene sve blagajne i sl.) program će upozoriti i neće dopustiti prijelaz u novu godinu.

Kada su svi uvjeti za zatvaranje knjigovodstvene godine ispunjeni (slka dolje:)

program će napisati poruku da možete pokrenuti prijelaz u novu godinu.

Kliknite lijevom tipkom miša na Prijelaz u 2021. godinu (datum knjiženja ostavite ostavite kako je i predloženo 01.01.2021. ).

Nakon što ste kliknuli na Prijelaz u 2021. godinu otvara se opcija za arhiviranje podataka (kao na slici dolje):

Kliknite na ikonu za arhiviranje podataka. Postupak je isti kao i za redovnu arhivu podataka. 

Nakon uspješnog arhiviranja podataka, program prikazuje:

i počinje zatvaranje tekuće i otvaranje nove knjigovodstvene godine.

Ako arhiviranje podataka na vanjski magnetski medij nije uspješno obavljeno, program neće moći napraviti prijelaz u novu godinu.

Nakon uspješnog zatvaranja tekuće knjigovodstvene godine otvaraju se polja za unos početnih brojeva dokumenata: primke, fakture HZZO-u, međuskladišnice ... u novoj knjigovodstvenoj godini:

Početni brojevi dokumenata za sve ljekarne koje nisu u sustavu ljekarničkih ustanova su 1.

---------------------

Početni brojevi za ljekarne u sustavu ljekarničkih ustanova su brojevi koje određuje centrala (uprava) na temelju broja podružnice (filijale, ljekarne) i oni su unaprijed poznati. Ako ste zaboravili početne brojeve dokumenata, nekoliko dana prije prijalaza u novu godinu nazovite centralu (knjigovodstvo) kako biste dobili početne brojeve dokumenata.

---------------------

Upišite početne brojeve i kliknite lijevom tipkom miša na Prihvati.

Nakon upisa početnih brojeva dokumenata postupak prijelaza u novu godinu je završen - prikazuje se slika:

koja Vam potvrđuje da je prijelaz u novu godinu uspješno završen.

Kliknite na Ok i izađite iz programa.

Nakon uspješnog prijelaza u novu godinu, možete isključiti računala i otići na doček Nove godine.

Dežurne ljekarne, nakon prijelaza u novu godinu i izlaska iz programa, trebaju sačekati početak novog radnog dana (01.01.2021.), tj. 10-ak minuta iza ponoći, nakon čega mogu ponavno ući u program i nastaviti s radom.